Не ведется книга учета

Доброе утро, Александра Александровна!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета) должен вести каждый работодатель. Исключение составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз. 3 п. 3, п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Следовательно, если в организации не ведется книга учета, то ее необходимо завести.

Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Прежде чем завести книгу учета, рекомендуем новому кадровому работнику направить руководителю организации докладную записку с указанием:

1) факта отсутствия книги учета;

2) рисков и последствий, к которым может привести выявление данного факта, например, в случае проверки;

3) своих действий, направленных на устранение нарушения трудового законодательства.

Докладную записку нужно составить для того, чтобы проинформировать работодателя о выявленном нарушении трудового законодательства и о действиях, предпринятых для его устранения.

Несмотря на то что новый кадровик отвечает за учет и хранение трудовых книжек, работодатель не вправе привлечь его к ответственности за отсутствие книги учета в данной ситуации. Ведь по ч. 1 ст. 192 ТК РФ работник может быть наказан за нарушения, которые допущены им, а не третьими лицами.

Дисциплинарное взыскание может быть применено при соблюдении следующих условий:

- на работника трудовым договором возложены обязанности по работе с трудовыми книжками, включая их учет (абз. 2 ч. 2 ст. 21 ТК РФ);

- работодатель издал приказ о назначении этого работника ответственным за работу с трудовыми книжками (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

- работник ненадлежащим образом исполняет возложенные на него трудовые обязанности (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), а именно осуществляет неполный учет трудовых книжек. Такое нарушение может быть выявлено в ходе проверки путем сравнения приказов о приеме на работу и сведений, внесенных в книгу учета трудовых книжек.

Однако при наличии свидетельства (докладной записки) о том, что нарушение допущено не этим работником, его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности. Кадровик может отвечать только за те нарушения, которые допущены им с момента назначения ответственным за работу с трудовыми книжками.

Далее нужно завести книгу учета в следующем порядке.

1. Приобретите или изготовьте самостоятельно книгу учета по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

2. Подготовьте книгу учета к заполнению.

Укажите на первой странице фактическую дату начала ведения книги учета. Затем пронумеруйте ее, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, скрепите сургучной печатью или опломбируйте (абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Отметим, что согласно абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек печать ставится при ее наличии.

3. Заполните книгу учета.

Внесите в нее сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации, включая те, которые принадлежат уже уволенным, но не забравшим их работникам.

При внесении записей в книгу учета необходимо соблюдать хронологический порядок, т.е. первыми следует указывать сведения о трудовой книжке работника, который был принят на работу раньше всех.

Юридическая помощь по трудовым спорам, обращайтесь