Договор с самозанятым или как нанимать самозанятых без риска?

Добрый день, Глеб!

Договор с самозанятыми: как составить документы без рисков

Риск подмены трудовых отношений договорами ГПХ

В целях неуплаты НДФЛ и страховых взносов недобросовестные налогоплательщики привлекают к своему бизнесу самозанятых и ИП, тем самым подменяя фактические трудовые отношения договорами гражданско-правового характера (ГПХ).

Основные выгоды такой подмены в неуплаты НДФЛ и страховых взносов, за что предусмотрена ответственность в налоговом законодательстве.

Основные признаки подмены трудовых отношений

При проведении камеральных налоговых проверок в отношении налогоплательщиков по которым, установлены нарушения неуплаты НДФЛ и страховых взносов в случае переквалификации договоров гражданско-правового характера в трудовые, ФНС России рекомендуется учитывать не только сложившуюся положительную судебную практику по указанной категории споров, но и руководствоваться следующими обстоятельствами, подтвержденными документально:

• закрепление в предмете договора трудовой функции (выполнение работником лично работ определенного рода, а не разового задания заказчика);
• отсутствие в договоре конкретного объема работ (значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат);
• договором установлена ежемесячная в определенной сумме оплата труда;
• выполнение работы по трудовому договору предполагает включение работника в производственную деятельность Общества;
• в течение календарного года размер вознаграждения не меняется (необходимо учитывать, что формирование вознаграждения за фактически отработанные дни противоречит правилам вознаграждения по договорам гражданско-правового характера);
• трудовой договор предусматривает подчинение работника внутреннему трудовому распорядку, его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность;
• договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
• договорами возложена материальная ответственность на фактического исполнителя работ;
• из условий договора следует, что обеспечен контроль со стороны работодателя;
• обеспечение работодателем работника условиями труда;
• условием заключения договоров, с привлекаемым к деятельности Общества физическими лицами являлась их регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, при этом при прекращении получения денежных средств от работодателя, индивидуальные предприниматели прекращали деятельность и снимались с учета;
• инфраструктурная зависимость (работы осуществляются материалами, инструментами, оборудованием и на территории Общества);
• централизованное предоставление отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам в один период либо по доверенности сотрудниками Общества.

Признаки трудового договора в судебной практике

Судебная практика отмечает признаки трудовых отношений, среди которых:

• достижение сторонами соглашения о личном выполнении работником определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя;
• подчинение работника действующим у работодателя правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности);
• обеспечение работодателем условий труда;
• выполнение работником трудовой функции за плату;
• устойчивый и стабильный характер этих отношений, подчиненность и зависимость труда;
• выполнение сотрудником работы только по определенной специальности, квалификации или должности;
• наличие дополнительных гарантий для работника, установленных законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения.

Доказательства трудовых отношений

К доказательствам наличия трудовых отношений между сторонами гражданско-правового договора, в частности, могут быть отнесены:

• письменные доказательства (например, оформленный пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников на работу);
• документы кадровой деятельности работодателя (графики работы (сменности), графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, возложении на него обязанностей по обеспечению пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности работника);
• расчетные листы о начислении заработной платы, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника;
• документы хозяйственной деятельности работодателя (заполняемые или подписываемые работником товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о полученной выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах, журнал посетителей, переписка сторон спора, в том числе по электронной почте);
• документы по охране труда (журнал регистрации и проведения инструктажа на рабочем месте, удостоверения о проверке знания требований охраны труда, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра работника, карта специальной оценки условий труда), свидетельские показания, аудио- и видеозаписи и др.

Важно помнить, что судебная практика признает допустимым переквалификацию гражданско-правовых отношений в трудовые для целей надлежащего исчисления НФДЛ и страховых взносов.

Что в договоре ГПХ выдает трудовой договор?

На практике, наиболее типичные ошибки гражданско-правовых договоров, которыми подменяют трудовые отношения являются:

• длительность работы с самозанятым (более 3 месяцев);
• заказы организации, как единственный источник дохода самозанятого;
• формирование чеков только по работе с одним заказчиком;
• одновременная регистрация большого количества сотрудников как самозанятых через один электронный адрес;
• формирование чеков сотрудников через одно устройство;
• массовый переход персонала в подконтрольную организацию с сохранением статуса самозанятых;
• ежемесячное перечисление вознаграждения;
• привлечение самозанятого, который был работником организации менее 2 лет назад;
• выполнение определенной функции вместо оказания разовых услуг;
• отсутствие четко оговоренного результата работ;
• фиксированная ежемесячная оплата на протяжении длительного периода;
• включение самозанятого в производственную деятельность компании;
• установление режима, графика и правил работы;
• систематический характер договоров;
• наложение на исполнителя дисциплинарной и/или материальной ответственности;
• контроль деятельности специалиста со стороны заказчика;
• обеспечение условий труда, использование материалов и оборудования заказчика;
• снятие с учета в качестве самозанятого после прекращения отношений с заказчиком;
• многие договоры с самозанятыми содержат лишь общее описание деятельности без указания конкретных объемов работ или ожидаемых результатов;
• установление фиксированной суммы вознаграждения, выплачиваемой ежемесячно, напоминает заработную плату;
• постоянное перезаключение договоров с самозанятым или заключение договоров на длительный срок может указывать на фактическое наличие трудовых отношений;
• если самозанятый систематически использует оборудование, материалы или программное обеспечение заказчика;
• установление для самозанятого конкретного графика работы, аналогичного графику штатных сотрудников;
• если в договоре акцент делается на процессе выполнения работы, а не на конечном результате;
• если самозанятый выполняет работу, которая является частью основной деятельности компании, и интегрирован в общий производственный процесс;
• регулярные выплаты в одинаковом размере, особенно если они производятся в даты выплаты зарплаты в компании;
• включение в договор пунктов о дисциплинарной ответственности самозанятого;
• включение самозанятого в документы, характерные для штатных сотрудников (графики отпусков, журналы инструктажей по технике безопасности и т.д.;

Как правильно оформить договор ГПХ с самозанятым

Каждый пункт договора ГПХ должен отражать реальный характер отношений и соответствовать природе гражданско-правового договора.

В целях минимизации рисков переквалификации отношений с самозанятыми в трудовые, необходимо:

• подробно и измеримо указать предмет договора ГПХ, указав конкретный объем работ или услуг;
• указать сроки выполнения работ или оказания услуг;
• подробно и измеримо указать ожидаемый результат, а не процесс выполнения работы;
• исключить терминологии трудовых отношений (должность, рабочее место, отпуск и т.д.);
• установите оплату за конкретный и срочный результат, а не за время работы;
• исключить фиксированные ежемесячные выплаты, имитирующие заработную плату;
• производите оплату после подписания акта приема-передачи выполненных работ;
• исключить установления графика работы;
• исключить контроль над процессом выполнения работы, контроль только на результате работ;
• исключить описания порядка и контроля организации работ;
• желательно указать на использование самозанятым своего оборудования и материалов;
• предоставление оборудования, желательно указать как аренду или временное пользование;
• заключить договор на срок выполнения конкретного конечного проекта (работы) или на  ограниченный срок с определенным измеримым результатом работ (услуг) к концу этого срока;
• исключить условие автоматического продления (пролонгации) договора;
• подробно прописать отчетность (отличную от трудовой) и приложить к договору формы такой отчетности;
• указать на порядок и сроки предоставление фискальных чеков об оплате налога на профессиональный доход (НПД) за выполненные работы или услуги;
• согласовать к договору формы актов приема-передачи выполненных работ с подробным и измеримым описанием результата;
• исключить запреты свободы осуществления предпринимательской деятельности, например, запрет оказывать аналогичные работы (услуги) другим клиентам или об эксклюзивности сотрудничества;
• указать основание, порядок и размер ответственности самозанятого за результат работы (услуги);
• исключить условия о дисциплинарной ответственности;

Важно помнить, что в отношениях с самозанятыми не должны использоваться институты трудового права, такие как например, включение самозанятых в кадровые документы компании (штатное расписание, графики отпусков и т.д.); проведение для них инструктажей по охране труда, характерные для штатных сотрудников; участие самозанятых в корпоративной коммуникации, с использованием корпоративных программ и инструментов, характерных для штатных сотрудников; проведение для самозанятых корпоративных тренингов обучения и развития

Не стоит привлекать в качестве самозанятых лиц, работавших в компании менее 2 лет назад.

Имею большой и успешный опыт решения аналогичных дел.

Обращайтесь к юристу по трудовым и налоговым спорам, обязательно помогу.