зарубежная командировка

Добрый день, Таисия!

При направлении сотрудников в командировку на территорию иностранного государства наибольшее количество вопросов вызывают сроки выполнения служебного поручения и оплата командировочных расходов.

Действующее законодательство не содержит четкого разделения понятий "командировка" и "зарубежная командировка", в связи с чем и возникают трудности при разрешении указанных вопросов.

Командировкой, в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В силу ст. 168 ТК РФ работнику возмещаются расходы, связанные с поездкой, в том числе:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т.д.).

При этом, согласно п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

При направлении сотрудника за границу по общему правилу работодатель не ограничен в выборе способа и формы оплаты командировочных расходов. Денежные средства на командировочные расходы работодатель вправе выдавать как в рублях, так и в валюте. В идеале порядок направления работников в служебные командировки, а также порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, необходимо отразить в коллективном договоре либо локальном нормативном акте (положении о командировках, инструкции, приказе руководителя и т.д.). Однако, если подобные вопросы по оплате командировочных расходов в локальных документах не определены, следует обращаться к официальным нормативно-правовым актам.

1.1. Если денежные средства выдаются в рублях, то, согласно письму Минфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347, работник сам приобретает на них валюту. При этом расходы компании на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы на основании первичных документов на покупку валюты по курсу обмена. Курс определяется согласно представленной командированным лицом справке о покупке иностранной валюты. Если первичный документ, подтверждающий курс конвертации рублей в иностранную валюту, отсутствует, то в соответствии с письмами Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчета.

Следует помнить, что если в результате курсовой разницы сумма аванса оказалась больше, чем израсходовал работник, то указанные расходы относятся на работодателя и он не вправе предъявлять требования о возврате неизрасходованных сумм

1.2. У работодателя также есть право выдавать денежные средства на командировочные расходы и в иностранной валюте. Согласно п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) разрешена выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения, а также абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

2. Вторым распространенным вопросом при направлении сотрудников в зарубежные командировки являются сроки таких рабочих поездок. Законодатель не устанавливает предельные сроки выполнения служебных поручений, и командировкой может считаться выезд сотрудника за территорию Российской Федерации как на один день, так и на более длительный срок.

Срок командировки компания определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Продолжительность командировки должна определяться либо приказом руководителя, либо локальным актом организации.

Если работник по разным причинам вынужден задержаться при выполнении служебного поручения, то возможно продлить срок командировки. Для этого необходимо составить приказ о продлении. Строгих требований к оформлению приказа законодательство не содержит, поэтому приказ оформляется в произвольной форме. В документе необходимо отразить причину продления служебной поездки, указать новый срок командировки, а также обязать бухгалтерию перечислить дополнительные суточные и иные командировочные расходы (п. 10 Положения N 749).

При этом согласно п. 11 вышеуказанного Положения в случае вынужденной задержки в пути суточные за время такой задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. Это могут быть, к примеру, справка из аэропорта, подтверждающая задержку в пути, либо иные документы.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абз. 2 п. 11 Положения N 749, для командировок на территории иностранных государств.

Кроме того, при направлении работника за границу вне зависимости от срока командировки работодатель должен учитывать положения Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ), устанавливающие обязанность исчисления НДФЛ с командировочных расходов. Указанная обязанность возникает, если размер суточных в компании выше предельного размера суточных, установленных НК РФ.

В соответствии с абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предельными размерами суточных, которые не облагаются НДФЛ, установлены следующие суммы:

- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

- не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, если установлены суточные сверх указанного размера, то согласно письму ФНС России от 20.04.2015 N БС-4-11/6660 "О налоге на доходы физических лиц" и письму Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17023 на соответствующую сверхлимитную сумму должно производиться исчисление и удержание НДФЛ. Определение дохода, подлежащего налогообложению с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ, производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника. При определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета.

- Существует возможность снижения НДФЛ при длительной загранкомандировке. При работе за границей по трудовому договору, если сотрудник находится за границей свыше 183 дней в году, сумма оплаты освобождается от НДФЛ. Соответствующее разъяснение содержится в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 23 июня 2017 г. N 03-04-06/39770. Если трудовой договор предусматривает определение места работы сотрудника как место нахождения его рабочего места в иностранном государстве, то поездка работника для выполнения трудовых обязанностей в месте, предусмотренном трудовым договором, не отвечает требованиям к оформлению командировки. Вознаграждение при этом за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ согласно подп. 6 п. 3 ст. 208 Кодекса относится к доходам от источников за пределами РФ. Доходы от источников за пределами РФ, полученные физическими лицами, не признаваемыми налоговыми резидентами РФ, в соответствии с положениями ст. 209 Кодекса не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц в РФ.

Таким образом, если в трудовом договоре указано местом работы местонахождение рабочего места в иностранном государстве, то НДФЛ в данном случае не исчисляется и не удерживается.

В заключение хотелось бы еще раз отметить, что в целях минимизации рисков при направлении работников в командировки за рубеж необходимо разработать внутренние документы компании, регламентирующие данный вопрос. В локальном акте необходимо отразить способ и формы оплаты командировочных расходов, предельные размеры суточных, сроки командировки, сроки представления авансового отчета и т.д. Грамотно разработанное положение либо инструкция позволит работодателю избежать возможных трудностей при направлении сотрудников на территорию иностранного государства, а также поможет обосновать расходы компании в споре с налоговиками.

Юридическая консультация по трудовым вопросам, обращайтесь.