Вести учет трудовых книжек

Доброе утро, Алёна!

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги, обязательные для ведения работодателем:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер. Такие выводы следуют из абз. 1 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись (абз. 2 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- в кадровой службе организации;

- другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью (при ее наличии). Это следует из положений абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек и абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Порядок внесения исправлений в указанные книги трудовым законодательством не определен. По мнению Минтруда России (Письмо от 18.08.2017 N 14-2/В-761), для исправления ошибок в этих книгах допустимо применять правила, установленные для внесения исправлений в трудовую книжку.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:

- о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Юридическая помощь по трудовым спорам, обращайтесь