Работодатель заполняет больничный лист

Добрый день, Ульяна!

Перед заполнением листка нетрудоспособности работодателю следует обратить внимание, правильно ли врач медицинской организации оформил бланк.

Если допущена ошибка, документ считается испорченным и взамен него оформляется дубликат (абз. 5 п. 56 Порядка выдачи).

Если работодатель примет листок нетрудоспособности, заполненный с нарушением Порядка выдачи, то его расходы ФСС РФ может не возместить.

Вместе с тем ФСС РФ разъяснил, что наличие в листке нетрудоспособности технических недочетов заполнения (например, попадание печатей на информационное поле, проставление пробелов между инициалами врача) не является основанием для его переоформления и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи читаются (абз. 5 п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Раздел "Заполняется работодателем" оформляется в соответствии с п. п. 64 - 66 Порядка выдачи. При этом документ можно заполнить несколькими способами:

а) с помощью печатающего устройства;

б) от руки с использованием гелевой, капиллярной или перьевой ручки с черными чернилами. Заполнять листок нетрудоспособности шариковой ручкой либо использовать чернила другого цвета недопустимо;

в) от руки и с помощью печатающего устройства. Такой способ заполнения листка нетрудоспособности допускается, поскольку Порядком выдачи не предусмотрено требований по применению одного из перечисленных способов. Аналогичное мнение содержится в Письме ФСС РФ от 23.10.2014 N 17-03-09/06-3841П. По мнению ведомства, комбинированный способ заполнения листка нетрудоспособности не является нарушением порядка его оформления, влекущим необходимость его переоформления, отказ в выплате пособия и непринятие страховщиком к зачету средств на такую выплату (абз. 5 указанного Письма).

Заполнять соответствующую часть листка нетрудоспособности необходимо с первой ячейки (без отступа), не попадая за их границы. Все записи вносятся на русском языке печатными заглавными (БОЛЬШИМИ) буквами (абз. 1, 2 п. 65 Порядка выдачи).

Следует отметить, что работодатель может исправить ошибки, допущенные при заполнении указанного раздела, в соответствии с абз. 4 п. 65 Порядка выдачи.

Строка "место работы - наименование организации" заполняется в соответствии с абз. 2 п. 66 Порядка выдачи.

Если работодателем является юридическое лицо, то вносится полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), например:

Если работодателем является физическое лицо, то указываются его фамилия, имя, отчество с пробелами в одну ячейку, например:

В названии организации не запрещается указывать кавычки, точки, запятые, тире, также допускается произвольно сокращать его. ФСС РФ пояснил, что последнее допустимо, если название содержит более 29 символов или если сокращенное наименование отсутствует (абз. 2, 4 п. 1 Письма от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, п. 6 Письма от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

В строке "Основное" или "По совместительству" ставится отметка "V" в зависимости от того, на каких условиях работник выполняет трудовые функции - по основному месту работы или по внешнему совместительству (абз. 3, 4 п. 66 Порядка выдачи).

Строки "Регистрационный N" и "Код подчиненности" заполняются в соответствии с абз. 5, 6 п. 66 Порядка выдачи соответственно.

В строке "ИНН нетрудоспособного" может указываться идентификационный номер налогоплательщика (абз. 7 п. 66 Порядка выдачи). Эта строка не заполняется в следующих случаях:

- если у гражданина отсутствует ИНН;

- если подлежит выплате пособие по беременности и родам и единовременное пособие при постановке на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности.

В строку "СНИЛС" вносится номер, указанный в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования (абз. 8 п. 66 Порядка выдачи).

В строке "Условия исчисления" проставляется соответствующий двухзначный код, а при необходимости - несколько кодов (абз. 9 п. 66 Порядка выдачи).

Коды и их расшифровка приведены в абз. 10 - 18 п. 66 Порядка выдачи и на оборотной стороне листка нетрудоспособности.

Например, в листке нетрудоспособности работника-инвалида в двух первых ячейках строки "Условия исчисления" нужно проставить код 45.

Строка "Акт формы Н-1 от" заполняется, если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве. Здесь необходимо указать число, месяц и год составления соответствующего акта (абз. 19 п. 66 Порядка выдачи).

Строка "Дата начала работы" остается пустой, если работник трудится в организации.

Она заполняется, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел (получил травму) в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования (абз. 20 п. 66 Порядка выдачи). В данном случае работодатель обязан принять листок нетрудоспособности и выплатить пособие (ч. 4 ст. 61 ТК РФ, ч. 2 ст. 5 Закона N 255-ФЗ).

В этой строке нужно указать дату (число, месяц и год), с которой работник должен был приступить к работе.

В ячейках строки "Страховой стаж" указывается количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемых при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (абз. 21 п. 66 Порядка выдачи). Страховой стаж подсчитывается на момент наступления страхового случая (заболевания, травмы и др.), что следует из п. 7 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Для правильного исчисления такого стажа необходимо руководствоваться следующими документами:

а) ст. 16, ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ;

б) Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

При заполнении строки "Страховой стаж" нужно соблюдать определенные правила (п. 13 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Если страхового стажа нет, то данная строка заполняется так:

┌─┬─┐     ┌─┬─┐

│0│0│ лет │0│0│ мес.

└─┴─┘     └─┴─┘

Если стаж составляет полное количество лет, то он указывается, например, следующим образом:

┌─┬─┐     ┌─┬─┐

│5│ │ лет │0│0│ мес.

└─┴─┘     └─┴─┘

В ячейках строки "в т.ч. нестраховые периоды" указывается количество полных лет и месяцев, в течение которых работник проходил военную или другую службу, предусмотренную Законом РФ от 12.02.1993 N 4468-1. Нестраховой период исчисляется с 1 января 2007 г. (абз. 22 п. 66 Порядка выдачи).

В строке "Причитается пособие за период" в соответствующие ячейки вносятся даты начала и окончания периода, за который работнику должно быть назначено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности либо по беременности и родам (абз. 23 п. 66 Порядка выдачи).

В строке "Средний заработок для исчисления пособия" указывается сумма среднего заработка, из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Это следует из абз. 24 п. 66 Порядка выдачи.

По общему правилу средний заработок исчисляется за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности либо отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Сумма среднего заработка, исчисляемого за каждый календарный год, не должна превышать предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ (ч. 3.2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

В строке "Средний дневной заработок" указывается средний дневной заработок работника (абз. 25 п. 66 Порядка выдачи). Каким образом определяется величина данного показателя, зависит от вида пособия: по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 3, 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

В ячейках строки "Сумма пособия" указываются размеры пособия, которое выплачивается за счет средств работодателя, и пособия, подлежащего выплате за счет средств ФСС РФ (абз. 26 п. 66 Порядка выдачи).

По общему правилу первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни - ФСС РФ (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).

При этом размер пособия должен быть отражен в полном объеме без вычета сумм НДФЛ (абз. 2 п. 11 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, абз. 7 Письма ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022).

В отдельных случаях за счет средств ФСС РФ выплачивается вся сумма пособия с первого дня временной нетрудоспособности (п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 3, п. п. 2 - 5 ч. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ). Это значит, что строка "за счет средств работодателя" должна остаться незаполненной.

В частности, указанные ячейки не заполняются в листках нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи (ч. 3 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 5, ч. 5 ст. 6 Закона N 255-ФЗ).

Данные ячейки также не подлежат заполнению в листках нетрудоспособности по беременности и родам. Это следует из ч. 1 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 1.4 Закона N 255-ФЗ, ст. 4 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ, пп. "а" п. 17 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н.

Необходимо учитывать, что для некоторых случаев ухода за больным членом семьи ч. 5 ст. 6 Закона N 255-ФЗ установлено максимальное количество календарных дней в году, за которое выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Излишне выплаченные суммы не будут приняты страховщиком к зачету. Это следует из содержания п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ.

По мнению ФСС РФ, работодатель обязан вести учет количества дней, за которое должно быть выплачено пособие по временной нетрудоспособности в случае ухода за каждым больным членом семьи в отдельности (Письмо ФСС РФ от 19.12.2014 N 17-03-14/06-18772).

Разъяснения о том, как рассчитать количество дней ухода за больным ребенком для выплаты пособия по временной нетрудоспособности вновь принятому работнику, содержатся в Письме ФСС РФ от 24.05.2016 N 02-11-09/15-05-128ОП.

В строке "ИТОГО начислено" указывается общая сумма начисленного застрахованному лицу пособия (абз. 27 п. 66 Порядка выдачи).

В строки "Фамилия и инициалы руководителя" и "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" вносятся сведения в соответствии с абз. 28, 29 п. 66 Порядка выдачи, п. 12 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.

В качестве личных данных руководителя должны быть указаны фамилия и инициалы одного из следующих лиц:

- руководителя подразделения;

- руководителя головной организации (при отсутствии подразделений);

- иного лица, действующего по доверенности;

- страхователя - физического лица.

Строка "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" должна содержать фамилию и инициалы одного из следующих лиц:

- главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы) организации (подразделения организации);

- иного лица, действующего по доверенности (без указания ее реквизитов);

- главного бухгалтера страхователя - физического лица;

- страхователя - физического лица (при отсутствии должности главного бухгалтера).

В поле "Подпись" в строках "Фамилия и инициалы руководителя" и "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" ставится подпись указанного в соответствующей строке лица (абз. 28, 29 п. 66 Порядка выдачи).

Юридическая помощь по трудовым спорам, обращайтесь