Письменный отказ в приеме на работу

Доброе утро, Богдан!

Официально утвержденной формы отказа в приеме на работу нет, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно.

При оформлении письменного отказа рекомендую соблюдать следующую процедуру.

1. Составьте текст письма об отказе на официальном бланке организации.

2. Подпишите письмо об отказе.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель, он подписывает документ сам (ч. 4 ст. 20, ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Когда работодателем выступает организация, отказ может подписать ее руководитель или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ), которому право приема и увольнения работников передано на основании доверенности в соответствии с уставными документами, локальными нормативными актами организации. Таким уполномоченным должностным лицом может быть заместитель директора, руководитель службы персонала.

Важно! Чтобы определить пределы полномочий тех или иных лиц в организации, следует изучить ее уставные документы и локальные нормативные акты. Они могут содержать ограничения на выполнение каких-либо действий отдельными должностными лицами организации. В частности, заключать трудовые договоры с работниками может быть разрешено только руководителю организации.

Например, чтобы определить объем полномочий должностного лица, суд исследовал не только доверенность, выданную руководителем организации, но и положения устава организации. В ходе рассмотрения спора выяснилось, что уставом запрещено заключать соглашения компенсационного (денежного) характера даже генеральному директору, а тем более - другим лицам по выданной им доверенности (Определение Московского областного суда от 14.09.2010 по делу N 33-16144).

3. Зарегистрируйте письмо об отказе кандидату.

Это можно сделать, например, в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Помимо реквизитов письма и сведений об исполнителе (должность, Ф.И.О.) в соответствующей графе журнала следует указать способ направления ответа соискателю ("передан лично", "направлен по почте заказным письмом") и дату направления.

В случае судебного спора выписка из журнала станет дополнительным доказательством того, что работодатель подготовил письменный ответ кандидату с обоснованием причин отказа в приеме на работу, как предусмотрено ч. 5 ст. 64 ТК РФ. 

4. Передайте письменный отказ в приеме на работу соискателю.

Работодатель обязан сообщить соискателю причину отказа в письменной форме в течение семи рабочих дней со дня предъявления соискателем соответствующего письменного требования. Это следует из ч. 5 ст. 64 ТК РФ.

Отказывая в заключении трудового договора гражданину, который направлен к работодателю службой занятости для трудоустройства, необходимо учитывать требования абз. 2 п. 5 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1.

Юридическая помощь в трудовых спорах.