Перечень кадровых документов

Александра, добрый день!

Обязательный состав кадровых документов, т.е. документов кадрового учета и документооборота, которые должны присутствовать в каждой организации, в целях предупреждения рисков отвественности за нарушение трудового законодательства в законодательстве РФ не существует.

Законодательством не определено понятие "кадровые документы" и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. 

Полнота перечня кадровых документов в организации зависит от многих причин, например, от характера и структуры организации труда, от трудовых норм и видов деятельности организации, от условий выполнения работы и т.д.

При разработке локальных нормативных актов, журналов и других документов, для которых не предусмотрена типовая форма, следует руководствоваться "Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33), а также нормами "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

В соответствии с Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" вводится в действие с 1 июля 2018 года. 

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• состав реквизитов документов;
• правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
• образцы бланков; правила создания документов.

Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Обязательные кадровые документы перечень

С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень входят следующие документы:

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.

2. График отпусков.

3. Трудовые книжки и книги по их учету

4. Табель учета рабочего времени.

5. Личная карточка работника.

6. Штатное расписание.

7. Обязательные локальные нормативные акты (ЛНА) организации:

• правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ.
• документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ).
• положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ).
• локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР.
• локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя).

9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.

10. Положение о филиале, представительстве.

11. Положение об аттестации.

12. Положение об охране коммерческой тайны.

13. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:

• правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);
• перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);
• инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).
• кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель в соответствии со ст. ст. 227 - 231 ТК РФ обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

14. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Следовательно, данный документ является обязательным только в указанном случае.

15. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" органы государственной власти, организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с данным Законом и Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

16. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.

17. Иные документы, к которым, в частности, относятся:

а) уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии), например следующие:

• о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость этих изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);
• о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
• получении персональных данных от третьих лиц (п. 3 ст. 86 ТК РФ);

б) справки, полученные от работников (их копии), например следующие:

• о подтверждении беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ);
• о характере и условиях труда (ст. 283 ТК РФ);
• о рождении ребенка по форме N 2 (утв. Приказом Минюста России от 20.09.2017 N 173). Она может служить основанием для признания работницы одинокой матерью и предоставления ей гарантий, предусмотренных ч. 4 ст. 261 ТК РФ;
• о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (ч. 1 ст. 65 ТК РФ);
• о стаже работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• о периодах работы, включаемых в страховой стаж (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91) и др.

в) акты об отказе работника выполнить требования работодателя, например следующие:

• о непредоставлении объяснений работником (ч. 1 ст. 193 ТК РФ);
• об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания (ч. 6 ст. 193 ТК РФ);
• об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ) и др.

К документам, которые могут быть у работодателя, относятся, например, следующие.

1. Личное дело.

2. Коллективный договор.

3. Должностная инструкция.

4. Положение о порядке прохождения испытания.

5. Положение о структурном подразделении.

Журналы и книги учета в организации 

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
• Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Ведение таких журналов необязательно.
• Журнал учета проверок.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ. Согласно ч. 1 ст. 230.1 ТК РФ каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА
• Журнал учета направлений на медицинский осмотр.
• Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Журнал регистрации приказов по личному составу. Необязательный документ.
• Журнал учета личных дел.
• Журнал учета листков временной нетрудоспособности.
• Журнал учета выдачи справок. 

Основания для издания документов в организации 

Как правило, перед утверждением, принятием в организации локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения) между подразделениями организации ведется переписка или направляются проекты документов для согласования тех или иных положений, которые являются основанием для принятия окончательного решения работодателем.

В качестве оснований можно привести следующие:

•  для положения - проекты, докладные записки, предложения, отзывы;
• для приказа о приеме на работу - трудовой договор;
• для приказа о применении дисциплинарного взыскания - докладная, акт о нарушении, требование предоставить объяснение причин, объяснения работника;
• для приказа об отпуске - график отпусков или заявление работника;
• для приказа о премировании - положение о премировании, трудовой договор, служебные записки, документы, отражающие производственные показатели, и др.;
• для приказа о расторжении трудового договора - заявление работника или соглашение сторон, приказ о сокращении штата (должности), уведомление работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, медицинское заключение или иные документы;
• для приказа о выплате материальной помощи - заявление работника, локальный нормативный акт, устанавливающий правила, условия, размер выплаты;
• для приказа о привлечении к сверхурочной работе - уведомление о привлечении к такой работе с подписью работника о согласии или, например, докладная записка руководителя подразделения о необходимости выполнения сверхурочной работы без согласия работника;
• для приказа о переводе работника - дополнительное соглашение к трудовому договору, справка, например, медицинской организации, решение суда и др.

Акты, устанавливающие сроки хранения документов в организации

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения в соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

С этой целью работодатели (как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели) вправе создавать архивы. Это следует из ч. 2 ст. 13 указанного Закона.

Срок хранения кадровых документов

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации, независимо от формы собственности (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ), п. 1.2 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ).

В отсутствие указаний на конкретные сроки хранения документов по личному составу в Перечне типовых управленческих архивных документов (иных перечнях, предусмотренных ч. 3 ст. 6, ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ) следует руководствоваться положениями ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ (ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Согласно указанным нормам срок хранения составляет:

• для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, - 75 лет (ч. 1 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ);
• для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, - 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Положения ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Ответственность за отсутствие кадровых документов

В соответствии с подп. «а»  ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда (Роструд РФ) осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Роструд вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, с требованиями вплоть до приостановки деятельности организации, в которой выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП РФ).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный кадровый фонд, образующийся в процессе деятельности, руководимой ими организации.

За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

Квалифицированная помощь юриста по трудовому праву, обращайтесь.